Złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy to dopiero początek procedury – ale co to znaczy?
Złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pobyt czasowy może zostać dokonane na kilka sposobów. Niezależnie od tego, czy wniosek został złożony podczas osobistego stawiennictwa w urzędzie, wysłany pocztą, czy złożony na biurze podawczym, wnioskodawca oraz jego pełnomocnik powinni wiedzieć jak należy komunikować się z organem rozpatrującym sprawę.
Zgodnie z zasadami Kodeksu postępowania administracyjnego, urząd musi dokładnie zebrać i ocenić wszystkie dowody oraz podjąć potrzebne działania, by dobrze wyjaśnić sprawę, uwzględniając interes społeczny i obywateli. Oznacza to, że w przypadku wątpliwości co do zgromadzonego materiału dowodowego w sprawie wnioskodawca może spodziewać się wezwania do uzupełnienia akt sprawy na przykład o dodatkowe dokumenty potwierdzające cel pobytu w Polsce, czy inną przesłankę pozwalającą na wydanie decyzji. W przypadku ubiegania się o pobyt stały na podstawie polskiego pochodzenia, urząd może wezwać wnioskodawcę na przesłuchanie, aby potwierdzić jego polskie korzenie oraz znajomość polskich tradycji, kultury i zwyczajów. W postępowaniach, gdzie aplikant wnioskuje o zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE popularną praktyką jest wezwanie na spotkanie w urzędzie podczas którego weryfikowana jest znajomość języka polskiego, czyli spełnienia jednego z kluczowych kryteriów dotyczących tego typu zezwolenia.
Nie zawsze to urząd pierwszy kontaktuje się z wnioskodawcą lub jego pełnomocnikiem. Często to sam aplikant dostarcza dodatkowe dokumenty do sprawy, aby uzupełnić braki lub przedstawić nowe informacje, które mogą pomóc w uzyskaniu pozytywnej decyzji i karty pobytu.
Komunikacja z Urzędem – jakie zasady obowiązują?
Każda strona postępowania administracyjnego musi być świadoma istnienia zasady pisemności załatwiania spraw. Oznacza to, że sposobem kontaktu z urzędem jest korespondencja pisemna, zazwyczaj listowna. Mając na względzie rozwój cyfryzacji należy podkreślić, że sprawy mogą być również załatwiane elektronicznie, jednak taki sposób zawsze wymaga specjalnego potwierdzenia tożsamości i używania akceptowanego przez administrację publiczną podpisu elektronicznego np. Profilu Zaufanego. Nie każdy cudzoziemiec posiada taki profil, w związku z tym korespondencja z urzędem będzie z zasady prowadzona poprzez wysłanie papierowego listu poprzez operatora pocztowego – Pocztę Polską.
Aby uniknąć zaniedbań i przeoczenia listu, ważne jest wskazanie osoby, z którą urząd może się kontaktować. W przypadku, gdy wnioskującym o zezwolenie na pobyt jest sam cudzoziemiec, pismo z urzędu wojewódzkiego zostanie doręczone bezpośrednio do niego, natomiast, w gdy sprawie działa pełnomocnik, urząd powinien nadać list do pełnomocnika. W związku powyższym ważne jest, aby pamiętać o obowiązku informowania urzędu o każdej zmianie adresu w trakcie postępowania. Gdy dojdzie do przeprowadzki lub zmiany adresu do doręczeń konieczne jest dostarczenie do urzędu pisma z nowym adresem korespondencyjnym. Zaniedbanie tego obowiązku może mieć negatywne konsekwencje dla każdego cudzoziemca, ponieważ jeśli urząd nie zostanie poinformowany o zmianie adresu, pismo wysłane na stary adres będzie uznane za skutecznie doręczone. Jest to sytuacja, która rodzi ryzyko niewypełnienia w terminie obowiązków do których wzywa urząd oraz otrzymania odmowy wydania zezwolenia, czego chciałaby uniknąć każdy z aplikujących.
Co powinien zawierać list do urzędu? Jak odpowiadać na oficjalne listy?
Odpowiadając na pisma z urzędu wojewódzkiego lub inicjując kontakt z tym organem, należy pamiętać, że każdy taki dokument powinien zawierać kilka podstawowych informacji. List powinien wskazywać nadawcę, czyli osobę od której pochodzi, a także odbiorcę. Ponieważ urzędy prowadzą wiele spraw, warto podać nazwę wydziału i nazwisko urzędnika zajmującego się sprawą (jeśli je znamy) – to pomoże szybciej trafić przesyłce do właściwej osoby i przyspieszy załatwienie sprawy. Niezbędne jest również podanie sygnatury sprawy (jeśli została nadana) oraz pełne imię i nazwisko cudzoziemca wnioskującego o zezwolenie na pobyt. Jak odpowiadać na urzędowe listy? W treści pisma należy wyjaśnić powód pisania listu, którym może być przykładowo zmiana celu pobytu, odpowiedź na wezwanie lub chęć uzupełnienia materiału dowodowego. Każde pismo musi być wysłane przez osobę uprawnioną do działania w sprawie — czyli przez wnioskodawcę lub jego pełnomocnika. Nie można również zapomnieć o podpisie, który powinien znajdować się na końcu treści listu.
Jak nadać pismo do urzędu?
Aby poprawnie dostarczyć korespondencję do urzędu wojewódzkiego należy wybrać odpowiedni sposób przekazania pisma do urzędu. Przesyłka może zostać nadana poprzez Pocztę Polską. Zaleca się wysłać list polecony z potwierdzeniem odbioru, dzięki temu nadawca otrzyma potwierdzenie przyjęcia listu przez urząd i będzie miał pewność, że zostało ono poprawnie dostarczone. Choć wiele osób korzysta z kurierów, nie powinno się wysyłać dokumentów do urzędu w ten sposób, ponieważ urząd może odmówić ich przyjęcia.
Innym sposobem dostarczania korespondencji do urzędu jest złożenie pisma za pomocą biura podawczego, które znajduje się zarówno w głównej siedzibie organu, jak i w jego delegaturach zamiejscowych. W przypadku wyboru tej opcji możliwe jest uzyskanie pieczątki potwierdzającej wpływ dokumentów do urzędu, która może posłużyć jako dowód złożenia dokumentów w terminie.
Dodatkowe możliwości komunikacji z urzędem – czy da się komunikować z urzędem w trwającej sprawie pobytowej?
Oprócz oficjalnej, pisemnej ścieżki korespondencji można zdecydować się na nieoficjalną formę kontaktu z urzędem. Jeśli chcesz sprawdzić status swojej sprawy pobytowej lub czy karta pobytu jest już gotowa, możesz skorzystać z infolinii lub formularzy kontaktowych dostępnych w urzędach wojewódzkich. W niektórych województwach zostały stworzone dodatkowe systemy pozwalające na sprawdzanie statusów spraw, jest to między innymi Inpol w województwie mazowieckim, czy możliwość wglądu w status sprawy poprzez login i hasło nadawane przy składaniu wniosku w pomorskim urzędzie wojewódzkim. Każdy urząd ma swoje sposoby kontaktu, dlatego warto poznać zasady urzędu odpowiedzialnego za daną sprawę. Pamiętaj też, że najczęściej i oficjalnie urząd komunikuje się listownie.
