§1. Informacje o Administratorze
1. Właścicielem serwisu internetowego i Administratorem wszelkich Danych Osobowych
przekazywanych nam przez Państwa jest Karta Pobytu Sp. z o.o., NIP 5273074709,
KRS 0001057395, z siedzibą w Warszawie (adres siedziby i adres do korespondencji:
ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa) (dalej: Administrator lub Usługodawca).
§2. Obowiązki informacyjne Administratora
1. Zapisy w niniejszej Polityce Prywatności wyczerpują obowiązki informacyjne Karta
Pobytu Sp. z o.o. wynikające z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych
osobowych z dnia 26 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz. UE L 2016, Nr 119, dalej: RODO).
2. Administrator deklaruje, że dołożył wszelkiej staranności, aby obowiązki te wypełnić
przy zachowaniu kryteriów przejrzystego informowania i przejrzystej komunikacji, o
których mowa w art. 12 RODO.
3. W przypadku jakichkolwiek niejasności, każda osoba, której dane dotyczą może zwrócić
się o dodatkowe informacje na adres mailowy podany do kontaktów w sprawach
przetwarzania danych osobowych.
§3. Dane kontaktowe w sprawach przetwarzania danych osobowych.
1. Administrator reprezentujący Usługodawcę wyznaczył Inspektora Ochrony Danych,
którego adres mailowy: iod@kartapobytu.pl stanowi adres kontaktowy do zgłaszania
wszelkich spraw związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych.
§4. Postanowienia ogólne
1. Usługodawca dokłada szczególnej staranności w celu ochrony praw i wolności osób,
których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że dane te są:
a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty,
b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i
nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których
są przetwarzane,
d) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane,
e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą,
przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których są
przetwarzane,
f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych
osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem
przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą
odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
2. W ramach środków wymienionych w pkt. 1 lit. f) powyżej, Administrator wdrożył m.in.
następujące zabezpieczenia: zapory (firewalle), szyfrowanie danych, kontrole dostępu
fizycznego do centrów danych i kontrole autoryzacji dostępu do informacji.
3. Dane osobowe Usługobiorcy są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony
osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne
rozporządzenie o ochronie danych; dalej: RODO) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016),
ustawą z dnia 10 maja 2018 2018 r. o ochronie danych osobowych i ustawą z dnia 18
lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1219).
§5. Cel, podstawa i zakres przetwarzanie danych osobowych.
1. Każdorazowo cel, podstawa i zakres oraz odbiorcy danych przetwarzanych przez
Usługodawcę wynikają z działań powierzonych Usługodawcy przez Zleceniodawcę.
2. Możliwe cele zbierania Państwa danych osobowych:
a. Zawarcie i realizacja umowy o korzystanie z serwisu Karta Pobytu, w tym wsparcie
użytkownika i komunikacja z użytkownikiem serwisu w związku z realizowaną usługą,
obsługa płatności; podstawa przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (przetwarzanie
jest niezbędne do wykonania umowy);
3. Dane osobowe przekazanie mogą być przetwarzane w celu:
a) realizacji celu zawartych umów współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
b) realizacji procedur związanych z rekrutacją, w tym legalizacją pobytu i pracy na
podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
c) związanym z dochodzeniem ewentualnych roszczeń, odszkodowań (art. 6 ust. 1 lit. f
RODO),
d) udzielania odpowiedzi na Pani/Pana pisma, wnioski i skargi (art. 6 ust. 1 lit. d
RODO).
e) weryfikacji tożsamości celem zapobieganie dokonywania działań zabronionych, w
szczególności działaniem na szkodę Administratora danych i osób trzecich; podstawa
przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne dla celów
wynikających z prawnie usprawiedliwionych interesów realizowanych przez
administratora danych lub przez stronę trzecią);
4. Zakres przetwarzanych danych osobowych
a. Dane osobowe posiadacza konta i dane związane z korzystaniem przez użytkownika
z usług serwisu za pośrednictwem tego konta: imię, nazwisko, dane paszportowe, adres
zamieszkania, dane dotyczące podróży, dane członków rodziny zamieszkujących w
Polsce, potwierdzenie posiadanych kwalifikacji, adres e-mail, numer telefonu,
ustawienia deklaracji;
b. Dane osobowe użytkowników systemu i dane związane z korzystaniem przez tych
użytkowników z usług serwisu za pośrednictwem ich kont – imię i nazwisko, rola i
zakres uprawnień, adres e-mail, numer telefonu;
5. Postępowanie reklamacyjne związane z wykonaną lub wykonywaną Usługą
Elektroniczną; podstawa przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
a. Zakres przetwarzanych danych osobowych: imię i nazwisko osoby zgłaszającej
reklamację, dane kontaktowe (adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu),
powód i dane przedmiotu reklamacji.
6. Dochodzenie roszczeń należnych Usługodawcy (windykacja należności); podstawa
przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne dla celów
wynikających z prawnie usprawiedliwionych interesów realizowanych przez
administratora danych);
7. Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i ochrony danych jego Klientów – podstawa
przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne dla celów
wynikających z prawnie usprawiedliwionych interesów realizowanych przez
administratora danych lub przez stronę trzecią).
§6. Udostępnianie danych osobowych.
1. Dane osobowe mogą być przekazywane w uzasadnionych przypadkach i za Państwa
zgodą.
2. Dane osób zadłużonych w ramach procesu dochodzenia roszczeń mogą być
przekazywane do zewnętrznych firm windykacyjnych, kancelarii prawnych, sądów
powszechnych i instytucji arbitrażowych.
3. Ponadto informujemy, że w przypadkach opisanych w odrębnych przepisach prawa i
zgodnie ze wskazanym w tych przepisach trybem dane osobowe mogą być
przekazywane upoważnionym organom administracji państwowej.
4. Dane osobowe mogą być ujawniane również na potrzeby audytów, zapewnienia
zgodności z przepisami i realizowania nadzoru właścicielskiego.
5. Administrator oświadcza, że w każdym przypadku udostępnienie lub przekazanie
danych osobowych do przetwarzania odbywa się w oparciu o umowę powierzenia
przetwarzania danych osobowych lub w oparciu o obowiązek prawny
§7. Okresy przetwarzania danych osobowych (retencja danych)
1. Państwa dane osobowe mogą być przechowywane:
a. Dane osobowe przypisane do konta Użytkownika w serwisie – przez cały czas
aktywności konta, oraz przez okres 10 lat po wygaśnięciu konta w postaci archiwalnej
(zgodnie z postanowieniami Kodeksu cywilnego w przedmiocie przedawnienia
roszczeń).
b. Dane osobowe niezbędne do dochodzenia roszczeń przez Administratora lub osoby
trzecie – do czasu przydatności tych danych w toczącym się postępowaniu lub do czasu
zakończenia innych prawnie dopuszczalnych czynności związanych z dochodzeniem
roszczeń.
§8. Prawa osoby, której dane są przetwarzane przez Administratora
1. Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora przysługuje:
a. prawo dostępu do swoich danych osobowych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia
przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu, oraz prawo do przenoszenia danych w
przypadkach określonych w przepisach RODO;
b. prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem
przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (dotyczy w
szczególności przetwarzania danych w celach marketingowych),
c. prawo wniesienia w każdym momencie sprzeciwu na przetwarzanie danych
osobowych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której te dane
dotyczą, a także prawo wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych w celach
marketingu bezpośredniego,
d. prawo wniesienia skargi do Organu Nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli osoba, której dane dotyczą
uzna, że przetwarzanie danych przez Administratora narusza przepisy RODO.
§9. Możliwość wyboru w zakresie zbieranych przez Administratora danych osobowych.
1. Podanie danych osobowych w przypadku skorzystania z usług Usługodawcy ma
charakter dobrowolny, jednak niepodanie tych danych uniemożliwi realizację usług
przez Usługodawcę.
2. Podanie danych osobowych w celach marketingowych ma charakter dobrowolny,
jednak niepodanie tych danych skutkuje brakiem możliwości otrzymywania
spersonalizowanej oferty usług oferowanych przez Administratora danych i jego
Partnerów biznesowych.
§10. Cookies i dane eksploatacyjne
1. Pliki Cookies (ciasteczka) są to niewielkie informacje tekstowe w postaci plików
tekstowych, wysyłane przez serwer i zapisywane po stronie osoby odwiedzającej strony
Usługodawcy (np. na dysku twardym komputera, laptopa, czy też na karcie pamięci
smartfona – w zależności z jakiego urządzenia korzysta odwiedzający). Usługodawca
może przetwarzać dane zawarte w plikach Cookies podczas korzystania przez
odwiedzających ze stron Usługodawcy w następujących celach:
2. Realizacja podstawowych funkcjonalności serwisu, takich jak identyfikacja
Usługobiorców jako zalogowanych i utrzymywania sesji logowania, przechowanie
dynamicznych danych, np. ustawień, wybranych elementów list, historii filtrów;
3. Dostosowania zawartości stron serwisu do indywidualnych preferencji Usługobiorcy (np.
dotyczących języka strony);
4. Zapamiętywanie lokalizacji IP, strefy czasowej;
5. Prowadzenia anonimowych statystyk przedstawiających sposób korzystania ze stron
serwisu.
§11. Postanowienia końcowe
1. Strony i serwisy Usługodawcy mogą zawierać odnośniki do innych stron internetowych,
z których polityką prywatności należy zapoznać się samodzielnie.
2. Niniejsza polityka prywatności dotyczy tylko Serwisów Usługodawcy.
