Подача заявления на временное разрешение на пребывание — это только начало процедуры. Что это означает?
Заявление на получение временного разрешения на пребывание можно подать несколькими способами. Независимо от того, подано ли заявление при личном визите в учреждение, отправлено по почте или подано через канцелярию, заявитель и его представитель должны знать, как правильно общаться с органом, рассматривающим дело.
Согласно правилам Кодекса административного производства, орган обязан тщательно собрать и оценить все доказательства, а также предпринять необходимые действия для полного выяснения обстоятельств дела, учитывая общественные интересы и интересы граждан. Это означает, что в случае сомнений в отношении собранных доказательств заявитель может быть вызван для дополнения материалов дела, например, дополнительными документами, подтверждающими цель пребывания в Польше или иным основанием для принятия решения. При подаче заявления на постоянное проживание на основании польского происхождения орган может вызвать заявителя на допрос для подтверждения польских корней, а также знаний польских традиций, культуры и обычаев. В делах, где заявитель просит разрешение на долгосрочное проживание в ЕС, распространённой практикой является вызов на встречу в управлении, во время которой проверяется знание польского языка — одно из ключевых условий для такого разрешения.
Не всегда именно орган первым выходит на связь с заявителем или его представителем. Часто сам заявитель предоставляет дополнительные документы для дела, чтобы восполнить недостающие материалы или представить новую информацию, которая может помочь получить положительное решение и карту пребывания.
Общение с органом — какие правила действуют?
Каждая сторона административного производства должна помнить о принципе письменного оформления дел. Это означает, что основным способом связи с органом является письменная корреспонденция, обычно почтовая. Учитывая развитие цифровизации, следует отметить, что дела могут решаться и в электронном виде, однако такой способ всегда требует специального подтверждения личности и использования электронного подписи, признанной государственными органами, например, профиля Zaufany. Не каждый иностранец обладает таким профилем, поэтому корреспонденция с органом, как правило, ведётся через отправку бумажного письма почтовым оператором — Почтой Польской.
Чтобы избежать упущений и пропуска писем, важно указать лицо, с которым орган может контактировать. Если заявителем на разрешение на пребывание является сам иностранец, письмо из воеводского управления будет направлено непосредственно ему. Если же в деле действует представитель, письмо должно быть направлено именно представителю. В связи с этим важно помнить об обязанности информировать орган о каждом изменении адреса в ходе производства. При переезде или смене адреса для доставки необходимо представить в управление письмо с новым адресом для корреспонденции. Пренебрежение этим обязанностью может иметь негативные последствия для каждого иностранца, так как если орган не будет информирован об изменении адреса, письмо, отправленное на старый адрес, считается надлежащим образом доставленным. Такая ситуация может привести к пропуску сроков исполнения обязательств, которые требует орган, и к отказу в выдаче разрешения — того, чего хотел бы избежать каждый заявитель.
Что должно содержать письмо в орган? Как отвечать на официальные письма?
Отвечая на письма из воеводского управления или инициируя контакт с этим органом, необходимо помнить, что каждый такой документ должен содержать несколько основных данных. Письмо должно указывать отправителя — лицо, от которого оно исходит, а также получателя. Поскольку органы ведут множество дел, рекомендуется указать название отдела и фамилию сотрудника, занимающегося делом (если они известны) — это поможет быстрее доставить письмо нужному адресату и ускорит рассмотрение дела. Обязательно нужно указать номер дела (если он присвоен) и полное имя и фамилию иностранца, подающего заявление на разрешение на пребывание. Как отвечать на официальные письма? В тексте письма следует объяснить причину написания — это может быть, например, изменение цели пребывания, ответ на вызов или желание дополнить материалы дела. Каждое письмо должно быть отправлено лицом, уполномоченным действовать по делу — то есть заявителем или его представителем. Также нельзя забывать о подписи, которая должна стоять в конце текста письма.
Как отправить письмо в орган?
Чтобы правильно доставить корреспонденцию в воеводское управление, необходимо выбрать подходящий способ передачи письма. Отправка может быть осуществлена через Почту Польскую. Рекомендуется отправлять заказное письмо с уведомлением о вручении, что позволит отправителю получить подтверждение приёма письма органом и быть уверенным в корректной доставке. Несмотря на популярность курьерских служб, не рекомендуется отправлять документы в орган таким способом, так как орган может отказать в их приёме.
Другой способ доставки корреспонденции — подача письма через канцелярию, которая есть как в главном офисе органа, так и в его филиалах. При выборе этого варианта можно получить штамп, подтверждающий поступление документов в орган, который может служить доказательством подачи документов в срок.
Дополнительные возможности общения с органом — можно ли общаться с органом в ходе дела о пребывании?
Помимо официального письменного пути корреспонденции, можно выбрать неофициальную форму связи с органом. Если вы хотите проверить статус своего дела о пребывании или узнать, готова ли уже карта пребывания, вы можете воспользоваться горячей линией или контактными формами, доступными в воеводских управлениях. В некоторых воеводствах созданы дополнительные системы для проверки статуса дел, например, Inpol в Мазовецком воеводстве или возможность просмотра статуса дела через логин и пароль, выданные при подаче заявления в Поморском воеводстве. Каждый орган имеет свои способы связи, поэтому полезно изучить правила органа, ответственного за ваше дело. Помните также, что чаще всего и официально орган общается по почте.
