Подання заяви на тимчасове дозвіл на проживання — це лише початок процедури, але що це означає?
Подати заяву на видачу тимчасового дозволу на проживання можна кількома способами. Незалежно від того, чи заяву подано під час особистого візиту до управління, надіслано поштою або подано через приймальню, заявник та його уповноважений представник повинні знати, як правильно комунікувати з органом, який розглядає справу.
Відповідно до положень Кодексу адміністративного судочинства, управління зобов’язане ретельно зібрати та оцінити всі докази та вжити необхідних заходів для належного з’ясування справи, враховуючи суспільний інтерес і права громадян. Це означає, що у випадку сумнівів щодо зібраних доказів заявник може очікувати виклику для доповнення матеріалів справи, наприклад, додатковими документами, які підтверджують мету перебування в Польщі або іншу підставу для прийняття рішення. Якщо заявник подає документи на постійне проживання на підставі польського походження, управління може викликати його на допит, щоб підтвердити польське коріння та знання польських традицій, культури і звичаїв. У випадках, коли аплікант звертається за дозволом на проживання довгострокового резидента ЄС, поширеною практикою є виклик на зустріч до управління, під час якої перевіряється знання польської мови, що є одним із ключових критеріїв для такого дозволу.
Не завжди управління є першим, хто зв’язується із заявником або його представником. Часто сам аплікант подає додаткові документи, щоб доповнити недоліки або надати нову інформацію, яка може допомогти отримати позитивне рішення та карту проживання.
Комунікація з управлінням — які правила діють?
Кожна сторона адміністративного провадження має бути обізнана про існування принципу письмовості у вирішенні справ. Це означає, що контакт із управлінням відбувається шляхом письмової кореспонденції, зазвичай поштової. Зважаючи на розвиток цифровізації, варто підкреслити, що справи можуть також розглядатися в електронному вигляді, проте цей спосіб завжди вимагає спеціального підтвердження особи та використання електронного підпису, прийнятого державною адміністрацією, наприклад, через Профіль Довіри. Не кожен іноземець має такий профіль, тому кореспонденція з управлінням зазвичай ведеться шляхом надсилання паперового листа через поштового оператора — Польську пошту.
Щоб уникнути недоглядів і пропуску листа, важливо вказати особу, з якою управління може контактувати. Якщо заявником на дозвіл на проживання є сам іноземець,
Щоб уникнути недоглядів і пропуску листа, важливо вказати особу, з якою управління може контактувати. Якщо заявником на дозвіл на проживання є сам іноземець, лист з воєводського управління буде доставлений безпосередньо йому, а якщо у справі діє уповноважений представник, управління повинно надіслати лист представнику. Тому важливо пам’ятати про обов’язок повідомляти управління про будь-яку зміну адреси під час провадження. Якщо відбулася зміна місця проживання або адреси для кореспонденції, необхідно подати до управління лист із новою адресою. Ігнорування цього обов’язку може мати негативні наслідки для кожного іноземця, адже якщо управління не буде повідомлено про зміну адреси, лист, надісланий за старою адресою, вважатиметься офіційно вручений. Це створює ризик несвоєчасного виконання вимог управління та отримання відмови у видачі дозволу, чого прагне уникнути кожен заявник.
у, а якщо у справі діє уповноважений представник, управління повинно надіслати лист представнику. Тому важливо пам’ятати про обов’язок повідомляти управління про будь-яку зміну адреси під час провадження. Якщо відбулася зміна місця проживання або адреси для кореспонденції, необхідно подати до управління лист із новою адресою. Ігнорування цього обов’язку може мати негативні наслідки для кожного іноземця, адже якщо управління не буде повідомлено про зміну адреси, лист, надісланий за старою адресою, вважатиметься офіційно вручений. Це створює ризик несвоєчасного виконання вимог управління та отримання відмови у видачі дозволу, чого прагне уникнути кожен заявник.
Що має містити лист до управління? Як відповідати на офіційні листи?
Відповідаючи на листи з воєводського управління або ініціюючи контакт з цим органом, слід пам’ятати, що кожен такий документ повинен містити кілька основних відомостей. Лист має вказувати відправника, тобто особу, від якої він походить, а також отримувача. Оскільки управління розглядає багато справ, корисно вказати назву відділу та прізвище чиновника, який веде справу (якщо воно відоме) — це допоможе швидше направити лист відповідній особі та пришвидшить розгляд. Також необхідно зазначити номер справи (якщо його присвоєно) та повне ім’я і прізвище іноземця, який подає заяву на дозвіл на проживання. Як відповідати на офіційні листи? У тексті листа слід пояснити причину написання, наприклад, зміну мети перебування, відповідь на виклик або бажання доповнити матеріали справи. Кожен лист повинен бути надісланий особою, уповноваженою діяти у справі — тобто заявником або його представником. Не можна забувати й про підпис, який має бути розміщений в кінці тексту листа.
Як надіслати лист до управління?
Щоб правильно доставити кореспонденцію до воєводського управління, слід обрати відповідний спосіб передачі листа. Відправлення можна здійснити через Польську пошту. Рекомендується надсилати лист рекомендованим із підтвердженням отримання, щоб відправник отримав підтвердження прийняття листа управлінням і мав впевненість у правильній доставці. Хоча багато хто користується кур’єрськими службами, не рекомендується надсилати документи до управління таким способом, оскільки управління може відмовитися їх прийняти.
Іншим способом доставлення кореспонденції є подання листа через приймальню, яка знаходиться як у головній будівлі органу, так і у його віддалених відділеннях. Вибравши цей варіант, можна отримати печатку, що підтверджує надходження документів до управління, яка може слугувати доказом своєчасного подання документів.
Додаткові можливості комунікації з управлінням — чи можна спілкуватися з управлінням у процесі розгляду справи щодо проживання?
Окрім офіційного письмового каналу кореспонденції можна обрати неофіційну форму контакту з управлінням. Якщо ви хочете перевірити статус своєї справи про проживання або чи готова вже карта проживання, ви можете скористатися гарячою лінією або контактними формами, доступними у воєводських управліннях. У деяких воєводствах створені додаткові системи для перевірки статусу справ, наприклад, Inpol у Мазовецькому воєводстві або можливість перегляду статусу справи за логіном та паролем, що надаються під час подання заяви у Поморському воєводському управлінні. Кожне управління має власні способи зв’язку, тому варто ознайомитися з правилами управління, відповідального за вашу справу. Пам’ятайте також, що найчастіше й офіційно управління комунікує листуванням.
